Kopieren des Führerscheins von Mitarbeitern und Datenschutz

wenn Sie als Arbeitgeber einem Mitarbeiter ein Fahrzeug überlassen, müssen sie regelmäßig prüfen, ob ihr Arbeitnehmer über die erforderliche Fahrerlaubnis verfügt. Versäumen Sie das und wird von der Polizei festgestellt, dass die Fahrerlaubnis fehlt, drohen Ihnen als Arbeitgeber strafrechtliche Konsequenzen. Laut Straßenverkehrsgesetz macht sich der Halter eines Fahrzeugs strafbar, wenn er anordnet oder zulässt, dass jemand ein Fahrzeug führt, der die erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen eines Fahrzeugs verboten ist. Des Weiteren ergeben sich aus versicherungsrechtlicher Sicht erhebliche Konsequenzen, wenn ein Schadensfall eintritt.

Deshalb lassen sich richtigerweise viele Arbeitgeber in regelmäßigen Abständen die Führerscheine ihrer Mitarbeiter zeigen und dokumentieren die Kontrolle, wenn die Mitarbeiter Firmenfahrzeuge bewegen.

Aber darf der Arbeitgeber die Führerscheine auch kopieren und abspeichern?

Diese Praxis ist nämlich auch weit verbreitet. Aus Sicht der DSGVO ist dieses Vorgehen aber äusserst problematisch, da eine dafür erforderliche Rechtsgrundlage fehlt.

Weder kann man sich bei der Verarbeitung der Daten (kopieren und abspeichern des Führerscheins und der darin befindlichen personenbezogenen Daten) auf § 26 BDSG noch auf eine rechtliche Pflicht gem. Art 6 Abs.1 lit. c DSGVO, noch auf ein berechtigtes Interesse gem. Art 6 Abs.1 lit. f DSGVO oder auf eine Einwilligung stützen.

Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Dies ergibt sich aus § 26 BDSG, der den Datenschutz im Arbeitsverhältnis regelt und als Spezialvorschrift zu Art 6 Abs.1 lit. b DSGVO geprüft werden muss.

Bei Fragen, ob eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich ist, erfolgt die Prüfung immer in drei Stufen:

Eine Maßnahme ist erforderlich und damit verhältnismäßig, wenn

1. die Verarbeitung personenbezogener Daten geeignetist, um den verfolgten Zweck zu erfüllen („Eignung“),
2. es kein milderes Mittelgibt, den Zweck zu erfüllen („Erforderlichkeit“)
3. und die Schwere des mit der Datenverarbeitung einhergehenden Eingriffs in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten nicht außer Verhältniszum verfolgten Zweck steht („Angemessenheit im engeren Sinne“)

Die Kopie des Führerscheins und der anschließenden Speicherung ist sicher geeignet, das Ziel „Kontrolle der Fahrerlaubnis“ zu erreichen. Es mangelt aber bereits an der Erforderlichkeit. Denn sich den Führerschein vorzeigen zu lassen und diese Kontrolle zu dokumentieren, stellt ein milderes Mittel zur Erreichung des Zweckes der Dokumentation der Kontrolle einer Fahrerlaubnis dar.

Zum ähnlichen Ergebnis kommen Sie bei der Interessenabwägung im Hinblick auf die Rechtsgrundlage des Art 6 Abs.1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), wenn Sie an der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse geltend machen, da die Interessen des Mitarbeiters an einem Unterlassen des Kopierens und Verarbeitens der Daten des Führerscheins regelmäßig überwiegen.

So stellt sich noch die Frage, ob man eine Einwilligung des Mitarbeiters verlangen kann. Aber auch diese Frage lässt sich mit Nein beantworten, denn eine Einwilligung setzt nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO voraus, dass sie „ freiwillig“ abgegeben wird. Und aus § 26 BDSG ergibt sich zudem, dass bei der Frage der Freiwilligkeit die Abhängigkeit der Beschäftigten Person zu berücksichtigen ist.

Da der Mitarbeiter aber Restriktionen fürchten wird, sollte er die Einwilligung nicht erteilen, scheidet diese Rechtsgrundlage ebenfalls aus.

Im Ergebnis lässt sich damit festhalten, dass die Kontrolle des Führerscheins nicht mit einer Kopie und Speicherung der Daten verbunden sein darf. Sie dürfen lediglich festhalten, dass und wann Sie die bestehende Fahrerlaubnis kontrolliert haben.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.